Pengawasan dalam organisasi
A.
Pengertian
Pengawasan
Pengawasan (controlling) sering dinamakan
dengan fungsi controlling, Evaluating,
Appraising, dan cerrecting. Semua istilah ini memiliki arti yang hampir
sama, yaitu mengontrol atau mengendalikan, mengevaluasi, menilai atau mengukur,
dan mengkoreksi.
Pengawasan (Controlling) secara sederhana adalah
proses pengamatan, penentuan standar yang akan dicapai, menilai pelaksanaan dan
jika perlu, mengambil tindakan korektif sehingga pelaksanaan dapat berjalan
sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pengertian perencanaan yang
dikemukakam oleh para ahli:
1.
Viktor
M. Situmorang dan Jusuf Juhir, pengawasan adalah Setiap
usaha dan tindakan dalam rangka untuk mengetahui sampai dimana pelaksanaan
tugas yang dilaksanakan menurut ketentuan dan sasaran yang hendak dicapai.
2.
Sondang
P. Siagian, pengawasan
merupakan pengamatan dari
pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan
yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
sebelumnya.
3.
Stoner, Freeman, Dan Gilbert (2000), pengawasan adalah proses untuk
memastikan bahwa segala aktivitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang dilaksanakan.
4. Terry,2000:166, fungsi pengawasan adalah
identifikasi berbagai faktor yang menghambat sebuah kegiatan dan juga
pengambilan tindakan koreksi yang di perlukan agar tujuan organisasi tetap
tercapai.
B.
Pengertian
Pengendalian
Pengendalian (controlling) adalah
suatu fungsi menajemen yang merupakan pengukuran dan koreksi semua kegiatan
dalam rangka memastikan bahwa tujuan-tujuan dan rencana-rencan organisasi dapat
terlaksana dengan baik. Perencanaan dan pengendalian punya hubungan yang erat. Banyak penulis
menajemen yang berpendapat bahwa kedua fungsi menajemen tersebut tidak dapat
dipisahkan, tanpa tujuan dan rencana-rencana,pengendalian adalah tidak mungkin
dilaksanakan , karena hrus membandingkan antara rencana-rencana yang dibuat
dengan pelaksanaanya.
Pengendalian manajemen adalah usaha sistematis
untuk menetapkan standar prestasi (performance standar) dengan perencanaan
sasarannya guna menyelesaikan sistem informasi
umpan balik, membandingkan prestasi kerja dengan standar yang telah di
tetapkan terlebih dahulu. Menentukan apakah ada penyimpangan (deviasi) dan
mencatat besar kecilnya penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan yang
diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan dimanfaatkan
secara efektif guna mencapai tujuan perusahaan.
Sistem pengendalian (control system) adalah
seperangkat instrumen yang terdiri dari penetapan tujuan secara formal,
pemantauan kerja, evaluasi kinerja, dan sistem pemberian umpan balik yang akan
memberikan berbagai informasi kepada
para manajer mengenai apakah strategi dan
struktur organisasi yang saat ini ada dapat berjalan secara efektif dan
efisien.
Pengertian pengendalian menurut para
ahli :
1. Robert J. Mocler, penendalian manajemen adalah
usaha sistematis untuk menetapkan standar prestasi(performance standar) dengan
perencanaan sasaranya guna mendesain sitem informasi umpan balik, membandingkan
prestasi kerja dengan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu, menentukan
apakah ada penyimpangan (deviasi) dan mencatat besar kecilnya penyimpangan
tersebut.
2.
Earl
P.Strong dan Robert D.Smith :organisasi membutuhkan pengendlian (control)
karena terdapat sejumlah pandangan yang berlainan mengenai cara terbaik untuk
mengelola suatu organisasi.
3.
Mulyadi
2007 : usaha untuk mencapai tujuan tertentu melalui perilaku yang diharapkan.
4.
Agung
Praptapa : suatu proses penjaminan dimna perusahaan dan orang-orang yang berada
dalam perusahaan tersebut dapat mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
5.
Robbins coulters 2003, proses pengendalian terdiri dari empat aktivitas,
yaitu penetapan tujuan (goal setting), pengukuran (measuring), membandingkan
kinerja aktual dengan standar kinerja (comparing aktual performance against
standard) dan tindakan manajerial (managerial acktion).
C.
Tipe-Tipe dalam
Pengawasan
Dalam pengawasan menurut Winardi (2000) terbagi menjadi 3 tipe atas dasar fokus aktivitas pengawasan. Yaitu antara lain:
1.Pengawasan Pendahuluan (Preliminary Control)
Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan
mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar hasil aktual akan berdekatan
hasilnya dibanding dengan hasil yang diperkirakan/rencanakan. Dipandang dari sudut prespektif,kebijaksanaan merupakan pedoman dimasa yang
akan datang. Merumuskan kebijakan-kebijakan termasuk dalam fungsi perencanaan sedang tindakan
implementasi kebijakan merupakan bagian dari fungsi pengawasan.
Pengawasan
Pendahuluan Meliputi:
a)
Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia
b)
Pengawasan pendahuluan Modal
c)
Pengawasan pendahuluan Bahan-bahan
d)
Pengawasan
pendahuluan sumber daya finansial
2.Pengawasan Pada Saat Kerja Berlangsung
(Cocurent Control)
Adalah
merupakan tindakan yang biasa dilakukan oleh supervisor yang mengarahkan pekerjaan bawahannya. Direction
berhubung dengan tindakan para manager untuk berupaya:
a.
Mengajarkan para bawahan bagaimana cara yang
baik untuk menerapkan metode atau
standart kerja(SOP)
b.
Mengawasi pekerjaan harus disesuaikan dengan
standart yang ada,supaya hasil yang diharapkan
sesuai dengan cita-cita
Proses
pengawasan ini tidak hanya meliputi cara apa yang dipakai atau dikomuniksikan
namun juga sikap perorangan memberikan penyerahannya.
3. Pengawasan Feed Back (Feed Back Control)
Ciri khas dari metode pengawasan ini adalah feed back(umpan balik)
adalah dipusatkan pada hasil historikal sebagai landasan untuk mengoreksi
tujuan yang akan datang. Sejumlah pengawasan feed back banyak dilakukan oleh
dunia bisnis.
a.
Analisa laporan keuangan (Financial Statement
Analysis)
b.
Analisa Biaya standard (Standard Cost Analysis)
c.
Pengawasan Kualitas (Quality Control)
D.Tahap-
tahap proses pengawasan
Tahap-tahap dalam proses pengawasan, (Daft,
2006 : 329) yang terdiri dari empat tahap:
1. Membangun standar kinerja
MEMBANGUN STANDAR KERJA, standar kinerja yang digunakan
untuk membandingkan aktivitas-aktivitas organisional, standar kinerja yang
dapat meliputi pengurangan angka penolakan dari 15 sampai5 persen, meningkatkan
laba investasi korporasi menjadi 7 persen, atau mengurangi jumlah kecelakaan.
2. Mengukur Kinerja Aktual
MENGUKUR
KINERJA AKTUAL, organisasi menciptakan laporan-laporan,
setiap minggu, atau setiap bulan. Ukuran-ukuran ini harus berkenaan dengan
standar-standar yang ditentukan pada langkah pertama proses pengendalian.
3. Membandingkan kinerja dengan standar
MEMBANDINGKAN KINERJA DENGAN STANDAR, proses pengendalian ini
adalah membandingkan aktivitas aktual dengan standar kinerja.
4. Mengambil tindakan korektif
MENGAMBIL TINDAKAN
KOREKTIF, para manajer juga menentukan perubahan-perubahan, jika ada, yang di
perlukan. Dalam sebuah pendekatan pada pengendalian dari atas kebawah yang
tradisional, para manajer memrpergunakan wewenang formal mereka membuat
perubahan-perubahan yang di perlukan.
E.
Tujuan pengawasan dan pengendalian
Terdapat empat tujuan pengawasan: (Griffin, dalam
Sule 2006:318) menjelaskan keempat tujuan tersebut adalah adaptasi lingkungan,
memenimalkan kegagalan, memenimumkan biaya, dan mengantisipasi kompleksitas dan
organisasi.
1. Adaptasi lingkungan
Tujuan awal dari fungsi pengawasan adalah agar perusahan
terus beradabtasi dengan perubahan yang terjadi dilingkungan perusahaan, baik
lingkungan yang bersifat internal maupun yang bersifat eksternal. Sebagai
contoh ketika teknologi informasi dan komputer belum secanggih saat ini,
kualifikasi minimum tenaga kerja sebuah perusahaan hanya dibatasi pada
kemammpuan mengetik, atau kualifikasi pendidikan umum seperti SMU dan
lain-lain. Namun ssat ini, ketika hampir seluruh perusahaan mengunakan komputer
sebagai ujung tombak kegiatan sehari-harinya yaitu dari mulai pengetikan,
pemrosesan data, laporan keuangan dan lain sebagainya.
2. Meminimumkan Kegagalan
. ketika
perusahaan melakukan kegiatan produksi misalnya, perusahaan berharap agar
perusahaan kegagalan semenimal mungkin.
Ketika perusahan memiliki target produksi sebanyak 20.000 Unit perhari, maka
perusahaan menginginkan bahwa bagian produksi dapat menghasilkan produk
sebanyak unit tersebut. Bisa dikatakan, ketika bagian produksi ternyata hanya
mampu menghasilkan 19.000 Unit yang tidak memenuhi standar, maka perusahaan
mengalami 1.000 Unit kegagalan dalam produksi, dan hal tersebut akan sangat
merugikan perusahaan karna target tidak tercapai.
3. Meminimumkan Biaya
Tujuan
ketiga dari fungsi pengawasan adalah untuk meminimumkan biaya. Sebagaimana
contoh di kemukakan diatas, krtika perusahaan mengakami kegagalan sebanyak 1000
Unit, maka akan ada pemborosan biaya sebanyak 1.000 unit yang tidak memberikan
keuntungan bagi perusahaan. Oleh karena itu, fungsi pengawasan melalui
penetapan standar tertentu dalam meminimumkan kegagalan dalam produksi
misalnya, akan dapat meminimumkan biaya yang akan di keluarkan oleh perusahaan.
4. Antisipasi Kompleksitas Organisasi
Tujuan terakhir dari fungsu
pengawasan adalah agar perusahaan dapat mengantisipasi berbagai kegiatan
organisasi yang kompleks. Ketika kegiatan perusahan hanya memproduksi satu
jenis barang, atau 10 orang pekerja, atau dua
bagian dalam
struktur organisasi, barangkali kegiatan manajemen dapat relatif mudah untuk di
lakukan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar