Pengertian Struktur dan Desain Organisasi

 Pengertian Struktur dan Desain Organisasi

1.    Struktur organisasi

Struktur organisasi berkaitan dengan hubungan yang relative tetap di antara berbagai tugas yang ada dalam suatu organisasi. Proses untuk menciptakan struktur dan pengambilan keputusan tentang alternative struktur tersebut disebut dengan desain organisasi.

Pembentukan stuktur organisasi di hadapkan pada dua hal yaitu:

a.    Diferensiasi : pembagian tugas di antara anggota organisasi.

b.    Integrasi : koordinasi dalam pembagian tugas.

Struktur organisasi biasanya membahas bagaimana cara organisasi membagi tugas antara anggota organisasi dan menghasilkan koordinasi di antara tugas-tugas tersebut. Lima keputusan desain yang
di perlukan untuk menciptakan struktur organisasi yaitu:

a.    Pembagian tugas

Berkaitan dengan membagi tugas pada suatu unit-unit yang secara berturut-turut lebih kecil. Manfaat dari pembagian tugas adalah agar dalam suatu kelompok mampu menghasilkan lebih dari yang mereka hasilkan sendiri.

b.   Departemensasi

Merupakan proses mengkombinasikan tugas kedalam kelompok-kelompok atau departemen –departemen. Derajat kesamaan dari tugas yang ada dalam suatu departemen adalah hal yang terpenting.

Kelebihannya adalah meningkatkan keahlian, memungkinkan penggunaan sumber - sumber secara maksimal, mendorong penggunaan keahlian dan peralatan tertentu serta komunikasi dan prestasi meningkat.

Kelemahannya adalah mengurangi komunikasi dan kerjasama antar departemen sehingga menimbulkan perspektif sempit.

c.    Rentang Kendali

Berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan dengan efektif oleh seorang atasan. Organisasi dengan rentang kendali luas memiliki sedikit tingkat hirarki, sehingga terbentuk struktur organisasi datar (flate). Sedangkan rentang kendali sempit, menejer hanya membawahi beberapa bawahan, terbentuk stuktur organisasi yang tinggi.

Hal tersebut dapat menghalang komunikasi antar pribadi yang lebih luas dalam organisasi. Besarnya rentang kendali yang efektif dipengarudi oleh beberapa factor:

a)      Sifat tugas

b)      Kemampuan bawahan

c)      Kontak dan koordinasi

d.   Delegasi Wewenang

Berkaitan dengan sejauh mana wewenang pengambilan keputusan tersebar dalam hirarki organisasi, Jika tersebar secara luas maka disebut desentralisasi, sedangkan hanya ada tingkat atas maka disebut sentralisasi. Organisasi relative kecil dan karyawan tidak banyak, serta tugas tidak begitu kompleks biasanya menerapkan sentralisasi.

Dalam menerima delegasi wewenang dan tanggung jawab hendaknya dilakukan dengan optimal dan sungguh-sungguh. Seperti dalam dalil berikut:

إنَّ اللَّهَ كَتَبَ الْإِحْسَانَ عَلَى كُلِّ شَيْءٍ...

Artinya:Sesungguhnya Allah mewajibkan (kepada kita) untuk berbuat yang optimal dalam segala sesuatu.

e.    Mekanisme Koordinasi

Tiga metode yang digunakan untuk melakukan koordinasi:

a)    Standarisasi Proses Kerja

Dikoordinasikan dengan Prosedur Standar Operasi.

b)   Standarisasi Hasil

Diproduksi sesuai hasil Standar Spesifikasi.

c)    Standarisasi Keahlian

Tingkat keahlian tinggi melalui pelatihan.

Jadi dalam sebuah organisasi harus terjadi koordinasi yang baik dan tidak boleh terjadi penyalahgunaan wewenang.[1]

Dalam ayat di bawah ini diterangkan:

وَأَطِيعُوا اللَّهَ وَرَسُولَهُ وَلَا تَنَازَعُوا فَتَفْشَلُوا وَتَذْهَبَ رِيحُكُمْ وَاصْبِرُوا إِنَّ اللَّهَ مَع

 اصَّابِرِينَ (46)

Dan taatlah kepada Allah dan Rasul-Nya dan janganlah kamu berbantah-bantahan, yang menyebabkan kamu menjadi gentar dan hilang kekuatanmu dan bersabarlah. Sesungguhnya Allah beserta orang-orang yang sabar. (Q.S. al-Anfal: 46)

Ayat tersebut menerangkan bahwa dalam sebuah organisasi tidak boleh terdapat perselisihan yang membawa kepada permusuhan yang mengakibatkan hancurnya kesatuan. Dalam tafsirnya al-Maraghi menerangkan pertentangan yang menyebabkan rusaknya koordinasi dan organisasi akan membawa kepada kelemahan dan kegagalan.

Selain itu struktur organisasian didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi yang diolah. Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja. Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu:

a)    Strategi organisasi pencapaian tujuan.

b)   Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output.

c)    Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta lingkungan sekitar.

d)   Besarnya organisasi dan satuan kerja yang mempengaruhi struktur organisasi.

Selain itu stuktur organisasi dapat dibagi menjadi dua:

a)   Struktur organisasi formal

Yaitu struktur organisasi yang dihasilkan melalui keseluruhan proses. Struktur organisasi formal inilah yang dijadikan panduan bagi seluruh anggota organisasi untuk melakukan berbgai hal dalam upaya pencapaian tujuan.

b)   Struktur organisasi informal

Yaitu pengelompokan dari beberapa bagian yang tidak hanya berdasarkan fungsi dari struktur organisasi yang telah dibuat, akan tetapi juga dapat mengelompokkan dari berbagai kesamaan tuntutan, hobi, dan lain sebagainya.[2]

a.        Faktor-faktor  yang mempengaruhi struktur organisasi

1.    Strategi organisasi

Dalam bab sebelumnya, strategi organisasi di buat sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi, oleh karena itu jika struktur organisasi di bentuk sebagai jalan untuk pencapaian tujuan, maka struktur organisasi pun selayaknya sejalan dengan strategi organisasi. Berdasarkan pengertian ini, maka perubahan yang terjadi pada strategi organisasi akan berdampak pula pada perubahan struktur organisasi. Perubahan yang terjadi pada struktur organisasi dengan demikian menyiratkan adanya perubahan strategi organisasi.

2.    Skala organisasi

Organisasi dapat dibedakan skalanya menurut berbagai factor, diantaranya adalah dari jumlah penjualan, pangsa pasar, hingga jumlah tenga kerja.

Organisasi yang berskala kecil biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih sedehana, dan tidak terlalu banyak terjadi pendelegasian wewenang dan pekerjaan, sedangkan organisasi yang bersar memiliki ruang lingkup aktivitasnya yang luas, maka memerlukan pendelegasian pekerjaan  dan wewenang sehingga dalam mendesain struktur organisasinya pun perlu mempertimbangkan berbagai factor yang terkait dengan aktivitas yang luas tersebut.

Organisasi yang berskala besar artinya adalah organisasi yang memiliki berbagai cabang di berbagai daerah dikarenakan pangsa pasarnya yang luas, dan dengan demikian memiliki tenaga kerja yang tidak sedikit pula.

Namun tanpa cabang pula, organisasi dapat bersakala besar, ketika tenaga kerja yang dimilikinya berjumlah ribuan seperti penghasilan produk – produk konveksi.

Organisasi yang berskla kecil, biasanya memiliki jumblah tenaga kerja yang sedikit, dikenakan pangsa pasar yang barangkali masih sedikit jumlah penjualan atau produksi yang juga sedikit.

3.    Teknologi                                 

Faktor teknologi yang di maksud berkaitan dengan cara bagaimana sebuah produk dari sebuah organisasi dihasilkan atau juga dengan cara bagaimana pekerjaan dilakukan. Disisi lain faktor teknologi juga terkait dengan penggunaan alat-alat  bantu dalam sebuah organisasi.

Jika sebuah organisasi misalnya mengerjakan proses produksinya dengan sebuah mesin maka perlu ada bagian khusus yang tidak saja bertanggung jawab dalam memastikan apakah pekerjaan di bagian yang menggunakan mesin tersebut senantiasa berjalan, akan tetapi juga tetap memastikan bahwa mesin tersebut dapat berfungsi dan berjalan sebagaimana mestinya sehingga pekerjaan yang semestinya dilakukan tidak terbengkalai.

4.    Lingkungan

Lingkungan yang dinamis menuntut organisasi untuk menyesuaikan diri secara dinamis. Proses penyesuain yang di lakukan oleh organisasi juga termasuk dalam penentuan struktur organisasinya.

Lingkungan yang dinamis akan mendorong organisasi untk selalu menyesuaikan struktur organisasinya dengan tuntutan lingkungan senantiasa berubah. Sebaliknya, lingkungan organisasi yang cenderung statis tidak akan terlalu banyak mengubah struktur organisasi.  

b.        Cara Membangun Struktur Organisasi Syariah

1.    Membangun budaya keterbukaan

Di era keterbukaan seperti di era information super highway, arus informasi yang dapat begitu mudah diketahui oleh masyarakat tidak terbendung, sedikit saja terekspos, semua orang akan mengetahui.

Keterbukaan tidak ada dengan sendirinya, budaya information hoarding terlalu kuat dalam sebuah organisasi apa pun, dan pemimpin harus menciptakan dan memberikan nurture budaya keterbukaan, artinya mereka harus bisa menjadi role model (suri teladan) bagi budaya keterbukaan.

Pemimpin harus mau berbagi informasi, mencari counter argument dari bawahannya, mengakui kesalahan, dan berusaha berperilaku sesuai dengan norma seorang pemimpin inginkan dari orang lain untuk berperilaku.

Dua hal yang menjadi inti dari budaya keterbukaan yaitu:

a.    Pemimpin harus berkata sejujur-jujurnya tanpa mengubah-ubah isi yaitu ketika pemimpin tersebut mengeluarkan pernyataan kepada semua level di organisasi.

b.    Pemimpin harus mendorong pengikut atau bawahannya untuk berkata yang sebenarnya.[3]

2.    Membangun kepercayaan dalam organisasi

Robert Galford dan Anna Seibold dalam bukunya ‘The Trusted Leader’, mengatakan beberapa kategori trust dalam organisasi, yakni:

a.    Strategic trust

Yaitu kepercayaan yang harus dibangun dan dimiliki organisasi terhadap misi, strategi dan kemampuan sukses organisasinya.

b.    Organizational trust

Yaitu kepercayaan pada kebijakan organisasi dijalankan dengan adil.

c.    Personal Trust

Yaitu kepercayaan bahwa semua orang yang ada dalam organisasi di pimpin oleh pemimpin yang berlaku adil dan peduli terhadap kepentingan mereka.

3.    Membangun Organisasi Menjadi Komunitas

Membangun organisasi menjadi komunitas bukanlah cerita baru, tapi hal ini sudah banyak yang memperaktikkannya, dan hasilnya bisa menyatukan semua komponen manusia pendukungnya untuk seiring dalam perjuangan mencapai misi bersama.

Membangun organisasi menjadi komunitas akan menciptakan kepercayaan diri dan keyakinan di hati setiap orang untuk selalu mendapatkan gambaran atas misi dan visi organisasi secara utuh sebelum bertindak lebih jauh.[4]

2.        Desain organisasi

Desaian organisasi dinyatakan sebagai proses pembuatan keputusan yang dilakukan oleh manager untuk memilih struktur organisasi yang sesuai dengan strategi organisasi dan lingkungan tempat anggota organisasi melaksanakan strategi organisasi.

Desain organisasi menekankan sisi managemennya dengan mempertimbangkan konstruksi dan mengubah struktur untuk mencapai tujuan organisasi.

Macam-macam desain organisasi, yaitu:

a.    Desain struktur sederhana

Yaitu sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah dan rentang kendali yang luas.

b.    Desaian struktur birokrasi

Yaitu sebuah struktur dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, ketentuan - ketentuan yang sangat formal dan tugas-tugas yang dikelompokan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, dan pengambilan keputusan yang di pegang oleh seorang manager.

c.    Desain struktur matriks

Yaitu sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk.

Pentingnya kedudukan organisasi dalam Islam juga terlihat dari kenyataan bahwa Allah SWT adalah Pengatur yang Terbaik, sebagaimana dijelaskan di dalam Al-Quran:

إِنَّ رَبَّكُمُ اللَّهُ الَّذِي خَلَقَ السَّمَاوَاتِ وَالأرْضَ فِي سِتَّةِ أَيَّامٍ ثُمَّ اسْتَوَى عَلَى الْعَرْشِ يُدَبِّرُ الأمْرَ مَا مِنْ شَفِيعٍ إِلا مِنْ بَعْدِ إِذْنِهِ ذَلِكُمُ اللَّهُ رَبُّكُمْ فَاعْبُدُوهُ أَفَلا تَذَكَّرُونَ (٣)

“Sesungguhnya Tuhan kamu ialah Allah yang menciptakan langit dan bumi dalam enam masa, kemudian Dia bersemayam di atas 'Arsy untuk mengatur segala urusan. Tiada seorang pun yang akan memberi syafa'at kecuali sesudah ada izin-Nya. (Dzat) yang demikian Itulah Allah, Tuhan kamu, Maka sembahlah Dia. Maka Apakah kamu tidak mengambil pelajaran?(QS. Yunus [10]: 3)[5]

---

[1] Ismail Sholihin, pengantar organisasi(Jakrata : Gelora Aksara Pratama, 2009).

[2] George r Terry dan leslie w Rue, principle of management ( Jakarta : Bumi aksara, 2000).

[3] Ismail Sholihin, op.cit

[4] Mohyi ach, teori dan perilaku organisasi ( malang: UMM Malang, 2009)

[5] Ismail Sholihin, op.cit