.PENGERTIAN KOMUNIKASI

.PENGERTIAN KOMUNIKASI DALAM MANAJEMEN

 

            Komunikasi adalah proses mengirimkan dan menerima berita diantara pihak-pihak yang saling berhubungan sehingga daripadanya  diperoleh pemahaman tentang apa  yang dimaksud satu sama lain. Didalam organisasi , komunikasi ibarat aliran darah dalam kehidupan. Tanpa adanya komunikasi maka organisasi tidak dapat bergerak dan melaksanakan aktivitasnya.

            Istilah komunikasi mengandung makna bersama-sama, berasal dari bahasa latin, communicatio yang berarti pemberitahuan, pemberian bagian (dalam sesuatu),pertukaran, dimana sipembicara mengharapkan pertimbangan atau jawaban dari pendengarnya. Komunikasi merupakan proses yang secara umum digunakan manusia dalam melakukan interaksi sosialnya.

            Allah berfirman dalam QS. An Nisa ayat 9 :

وَلْيَخْشَ الَّذِينَ لَوْ تَرَكُوا مِنْ خَلْفِهِمْ ذُرِّيَّةً ضِعَافًا خَافُوا عَلَيْهِمْ فَلْيَتَّقُوا اللَّهَ وَلْيَقُولُوا قَوْلا سَدِيدًا

“Dan hendaklah takut (kepada Allah) orang-orang yang sekiranya mereka meninggalkan keturunan yang lemah dibelakang mereka, yang mereka khawatirkan terhadap (kesejahteraannya)nya. Oleh sebab itu, hendaklah mereka bertaqwa kepada Allah dan hendaklah mereka berbicara dengan tutur kata yang benar (qaulan sadida)”

Beberapa defenisi mengenai komunikasi :

1.      Carl I. Hovland, mengemukakanya sebagai , the proces by which an individual/communicator transmits stimuli (usually verbal symbols) to modify the behaviour of other individuals/communicatees(komunikasi adalah proses dimana seseorang/ komunikator menyampaikan perangsang-perangsang (biasanya lambang-lambang dalam bentuk kata-kata) untuk mengubah tingkah laku orang lain/komunikan).

2.      Shimp menyatakan bahwa, communication can be thought of the process of establishing a commonness or oneness of thought between a sender and receiver.(kominkasi adalah proses untuk menciptakan atau menimbulkan kesamaan pemikiran antara yang memberikan tanda  dengan yang menerima tanda).

3.      Horold D. Lasswell menjelaskan komunikasi sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan. Dari apa yang dikemukakan laswell tersebut pada intinya mencakup  unsur-unsur dari komunikasi, yaitu adanya kominikator, pesan yang disampaikan , media yang digunakan, komunikan/audiens,dan efek.

Secara sederhana dapatlah diartikan bahwa komunikasi merupakan  kegiatan penyampaian pesan dengan tujuan menyamakan makna dari seseorang /lembaga (komunikator) kepada orang lain/audiens (komunikan)

Komunikasi secara efektif merupakan hal yang sangat penting bagi manajer disetiap orgaanisasi terutama untuk dua alasan. Pertama, fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan,pengorganisasian,pengarahan dan pengawasan dapat dilaksanakan melalui proses komunikasi. Kedua, sebagian besar kegiatan manajer dan waktunya tecurah untuk berkomunikasi. Melalui komunikasi para manajer dapat melaksanakan tugas-tugas mereka. Semua informasi harus dikomunikasikan kepada manajer agar mereka mempunyai dasar pengambilan keputusan.

Apabila manajer tidak punya kemampuan  berkomunikasi secara efektif maka tugas memberi pengarahan kepada bawahan tidak akan berhasil. Kegagalan suatu perundingan, kerjasama dalam pihak lain dan sebagainya juga disebabkan manajer tidak mampu berkomunikasi secara efektif.[4]

2. PROSES  KOMUNIKASI

             Untuk melihat bagaimana proses komunikasi itu terjadi dapat dilihat dari unsur-unsur yang terdapat, berkaitan dengan siapa pengirimnya (komunikator),apa yang dikatakan atau dikirimkan (pesan), saluran komunikasi apa yang digunakan (media), ditujukan untuk siapa (komunikan), dan apa akibat yang ditimbulkanya (efek).

            Dalam proses komunikasi, kewajiaban sorang pengirim atau komunikator adalah mengusahakan agar pesan-pesanya dapat di terima oleh penerima (komunikan) sesuai dengan kehendak pengirim. Model proses komunikasi secara umum dapat memberikan gambaran kepada pengelola organisasi, bagaimana mempengaruhi atau mengubah sikap anggota melalui desain dan implementasi komunikasi.

Model proses komunikasi yang paling sederhana adalah sebagai berikut:

Pengirim               berita              penerima

            Model ini menunjukan tiga unsur pokok dari komunikasi. Secara nyata apabila salah satu unsurnya tidak ada, komunikasi tidak akan pernah terjadi. Sebagai contoh seseorang yang mengirim berita tetapi apabila tidak ada yang mendengar atau menerima berita tersebut  berarti tidak terjadi komunikasi. Komunikasi terjadi tetapi belum tentu efektif. Apabila penerima berita mengartikan berbeda berita yang dikirim oleh pengirim maka terjadi salah pengertian didalam proses komunikasi tersebut, sehingga komunikasi yang dilakukan tidak efektif.

 proses komunikasi yang lebih rinci digambarkan sebagai berikut:

 Sender - Enconding - Message - Chanel - Receiver - Decoding - Noise - Feedback

                                                               Feed back

1. Sender (source) adalah orang yang berinisiatif mengadakan komunikasi. Di dalam organisasi adalah orang yang punya informasi untuk disampaikan kepada orang lain. Di sini tanpa alasan tertentu informasi tersebut tidak akan dikirim.
2. Enconding merupakan informasi atau gagasan yang diterjemahkan kedalam simbol-simbol. Pemilihan simbol biasanya dalam kata-kata yang diyakini sender sama artinya dengan pengertian receiver.
3. Message merupakan bentuk fisik dari informasi.
4. Chanel adalah metoda saluran dari sender kepada receiver, seperti udara untuk pembicaraan lisan, kertas untuk penulisan dan sebagainya.
5. Receiver adalah orang yang menerima berita.
6. Decoding adalah proses menginterprestasikan berita yang dikirim menjadi informasi yang berarti.
7. Noise adalah faktor-faktor yang mengganggu komunikasi, dapat faktor internal maupun eksternal.
8. Feedback merupakan respon dari receiver

 3. MODEL KOMUNIKASI

            Secara umum, komunikasi organisasi dapat dibedakan atas komunikasi formal dan komunikasi informal. Komunikasi formal saluranya ditentukan oleh stuktur yang telah direncanakan yang tidak dapat dipungkiri oleh organisasi. Sedangkan komunikasi informal tidaklah direncanakan dan biasanya tidaklah mengikuti struktur formal organisasi, tetapi timbul dari interaksi sosial yang wajar diantara organisasi. Yang termasuk komunikasi informal ini adalah berita-berita dari mulut kemulut mengenai diri seseorang, pimpinan, maupun mengenai organisasi yang biasanya bersifat rahasia

Untuk lebih jelasnya mengenai komunikasi formal dan informal diuraikan dibawah ini:

a)      Komunikasi formal

Bila pesan mengalir melalui jalur resmi yang ditentukan oleh hirarki resmi organisasi atau oleh fungsi pekerjaan maka pesan itu berada dalam jalur komunikasi formal. Adapun fungsi penting menurut Liliweri adalah:

1. Komunikasi formal terbentuk sebagai fasilitas untuk mengkoordinir kegiatan, pembagian kerja dalam organisasi.
2. Hubungan formal secara langsung meliputi hubungan anatara atasan dengan bawahan. Komunikasi langsung seperti ini memungkinkan dua pihak berpartisipasi umpan balik dengan cepat.
3. Komunikasi formal memungkinkan anggota dapat mengurangi atau menekan waktu yang akan terbuang, atau kejenuhan produksi.

Jika dilihat dari arah yang dituju, pesan dalam komunikasi formal biasanya mengalir dari atas kebawah atau dari bawah keatas secara vertikal dan dari tingkat yang sama atau secara horizontal dan komunikasi lintas saluran.

1. Komunikasi vertikal

Bentuk jaringan komunikasi vertikal terdiri atas vertikal dari atas dan dari bawah :

1)      Komunikasi ke atas

Dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah ketingkat yang lebih tinggi. Setiap bawahan dapat mempunyai alasan yang baik atau meminta informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih tinggi dari pada dia. Suatu permohonan atau komentar yang diarahkan kepada individu yang otoritasnya lebih besar, lebih tinggi, atau lebih luas merupakan esensesi komunikasi ke atas.

2)      Komunikasi ke bawah

Komunikasi kebawah  dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas yang lebih rendah. Kebanyakan komunikasi kebawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan.

Menurut Lewis komunikasi kebawah adalah untuk menyampaikan tujuan, untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalah pahaman  karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan.

1. Komunikasi horizntal

Komunikasi dalam organisasi, juga berlangsung diantara anggota-anggota organisasi yang menduduki posisi-posisi yang sama tingkat otoritasnya. Komunikasi jenis ini dinamakan komunikasi horizontal. Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam organisasi diarahkan secara horizontal.

Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusian, seperti koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi.

1. Komunikasi lintas saluran

Komunikasi lintas saluran merupakan salah satu bentuk komunikasi organisasi dimana informasi diberikan melewati batas-batas unit kerja, dan diantara orang-orang yang satu sama lainya tidak saling menjadi bawahan atau atasan. Baik komunikasi horizontal maupun komunikasi lintas saluran mencakup hubungan lateral yang penting bagi komunikasi organisasi  yang efektif.

a)      Komunikasi informal

Komunikasi informal adalah komunikasi yand dilakukan oleh manajer dengan para pihak didalam suatu organisasi  baik berhubungan dengan bisnis maupun tidak memiliki hubungan dengan bisnis. Pada jenis komunikasi ini tidak di lakukan dokumentasi oleh perusahaan terhadap komunikasi yang dilakukan.

Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan tiga model dalam komunikasi yaitu:

1.      Model komunikasi linier (one-way communication).

Dalam model ini komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi.Komunikasi ini bersifat monolog.

2.      Model komunikasi internasional.

Sebagai kelanjutan dari model yang pertama,pada tahap yang sudah terjadi feedback atau umpan balik.Komunikasi yang berlansung bersifat dua arah dan ada dialog,dimana setiap partisipan memiliki peran ganda,dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator,pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan.

3.      Model komunikasi transaksional.

Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan antara dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada saupun yang tidak dapat di komunikasikan

4. SALURAN KOMUNIKASI

Disetiap organisasi ada tiga macam saluran komunikasi, yaitu saluran komunikasi vertikal, horizontal dan diagonal.

Saluran komunikasi vertika merupakan komunikasi antara atasan dengan bawahan, sedangkan komunikasi tersebut dapat berupa laporan bawahan kepada atasan dan pemberian informasi baik dari atasan kepada bawahan maupun dari bawahan kepada atasan.

Saluran komunikasi horizontal merupakan komunikasi diantara anggota organisasi yang setingkat atau sekelompok. Biasanya berupa informasi yang disampaikan untuk memudahkan pelaksanaan pekerjaan masing-masing anggota tersebut.

Saluran komunikasi diagonal merupakan satu-satunya saluran komunikasi yang digunakan oleh para pejabat lini dengan staf di dalam suatu organisasi. Disini komunikasi berupa saran atau informasi dari staf kepada pejabat lini dan informasi atau permintaan pendapat dari pejabat lini kepada staf.

5. HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI

Hambatan-hambatan komunikasi bisa terdapat dalam individu  atau sebagian dari organisasi.

1.      Hambatan-hambatan individual

    Pertama, Ada hambatan-hambata atar perorangan, ini meliputi maslah-maslah dengan emosi dan persepsi  yang dimiliki oleh para karyawan. Kedua, memilih saluran atau medium yang salah untuk mengirimkan komunikasi dapat menjadi sebuah masalah.

    Contoh sebuah pesan bersifat emosional adalah lebih baik mengirimnya dengan berhadapan langsung daripada dalam bentuk lisan.

2.      Hambatan-hambatan organisasional

Organisasional menyinggung faktor-faktor untk organisasi sebagai satu kesatuan. Pertama adalah masalah perbedaan status dan kekuasaan. Orang-orang berkekuasaan rendah mungkin segan menyampaikan berita buruk ke hiraerki yang lebih tinggi, kemudia memberikan kesan buruk.[4]

Meskipun seseorang telah memahami faktor-faktor yang mempenngaruhi efektifitas komunikasi, namun untuk berkomunikasi secara efektif tidaklah mudah. Ada banyak hambatan yang menyebabkan komuikasi tidak efektif.

a)      Sifat hambatan

Hambatan terhadap jalanya komunikasi berdasar sifatnya dapat dibedakan menjadi dua yaitu, bersifat obyektif dan subyektif.

1.      Hambatan yang bersifat obyektif.

Merupakan hambatan terhadap komunikasi yang disebabka  oleh keadaan yang tidak menguntungkan. Gangguan ini dapat berupa gangguan fisik seperti gangguan pengeras suara yang digunakan komunikator, gangguan cuaca pada saat komunikator menggunakan media radio, dan gangguan suara bising kendaraan atau mesin merupakan contoh-contoh gangguan yang sifatnya obyektif

 Gangguan obyektif dapat pula karena kurangnya kemampuan berkomunikasi , seperti penyajian yang kurang baik, timing yang kurang tepat, dan pemilihan media yang kurang tepat.

2.      Hambatan yang bersifat subyektif

Merupakan hambatan yang sengaja dibuat seseorang agar komuikasi tidak berjalan lancar. Pada umumnya hambatan yang bersifat subyektif ini disebabkan karena orang tersebut tidak setuju atau bahkan menentang dengan apa yang dikomunikasikan.

b)     Faktor-faktor penghambat

1.      Gagguan (noise)

Gangguan komunikasi dibedakan menjadi dua, yaitu gangguan fisik dan gangguan semantik.

1)      Gangguan fisik

Gangguan yang disebabkan oleh faktor saluran komunikasi yang bersifat fisik. Contoh gangguan fisik dalam komunikasi verbaladalah gangguan suara ganda atau gaung pada pengeras suara , bunyi kendaraan, sura gaduh dan lain-lain.

2)      Gangguan semantik

Gangguan yang berkenaan dengan pengguanaan kata atau bahasa yag tidak tepat sehingga pengertianya menjadi tidak seperti yang dimaksud oleh komunikator. Karena orag-orang yang terlibat dalam komunikasi menginterpretasikan kata atau bahasa yang yang digunakan utuk menyalurkan pesan dengan berbagai cara, maka dapat terjadi mereka mempunyai pengertian yang berbeda.

2.      Kepentingan (interest)

Kepentingan akan membuat seseorang selektif dalam mengartikan dan menganggapi suat pesan. Lebih dari ritu, kepentingan akan menentukan daya tangkap, perasaan, pikiran dan tingkah laku seseorang. Orang cenderung memperhatikan pesan yang ada hubunganya dengan kepentingan dirinya.

Demikian apabila pesan tersebut tidak sesuai atau bertentangan dengan kepentingan diriya, maka orang tersebut menanggapi dengan tidak sungguh-sungguh atau mengemukakan alasan-alasan yang tersembunyi.

3.      Motivasi

Motivasi akan mendorong seseorang untuk berbuat sesuatu sesuai dengan keinginan dan kebutuhanya. Demikian pula dalam komunikasi, motivasi orang tersebut akan menentukan intesitas taggapan seseorang terhadap pesan yang dikomunikasikan. Namun keinginnan seseorang akan berbeda dengan orang lain, bahkan pada diri seseorang kebutuhan dan keinginanya dapat berbeda pula.  

Oleh karena itu intesitas tanggapan seseorang dapat berbeda dengan orang lain, dan dapat berbeda dari waktu kewaktu. Seberapa tingkat intesitas dan seberapa tingkat penerimaan seseoag dengan pesan yang dikomunikasikan tergantung beberapa tingkat  kesesuian pesan tersebut dengan motivasinya.

4.      Prasangka

Prasangka seseorag terhadap suatu masalah atau terhadap seseorang pada umumnya ditentukan oleh term of reference (kerangka pikir) orang tersebut. Prasangka ini menjadi salah satu hambatan dalam komunikasi, karena meskipun belum ada yang dikomunikasikan, orang tersebut sudah bersikap curiga, tidak percaya dan menentang apa yang akan dikomunikasikan. Mengapa demikian? Karena adanya prasangka ini  membuat seseorang menarik kesimpulan berdasar emosi dan bersifat subyektif, sehingga orang menjadi tidak rasional lagi.

---

[1] Drs. M. Fazis, M.Pd & Yasril, M.Pd,manajemen organisasi,Batusangkar:STAIN Batusangkar press,2014,h 93.

[2] Ismail solihin,pengantar manajemen,PT. GELORA AKSARA PRATAMA, 2009

[3] Agus sabardi,manajemen pengantar,penerbit&pencetak:unit penerbit dan percetakan akademi manajemen perusahaan kpn,2001,h 145.

[4] Hafulyon , dasar-dasar manajemen, batusangkar: STAIN Batusangkar, 2010, hal 99

[5] Sri haryani, komunikasi bisnis,yogyakarta penerbit&pencetak: unit penerbit dan percetakan AMP YKPN

---

---

[1] Siswandi,aplikasi manajemen perusahaan,jakarta:penerbit mitra wacana media,2011,h 171.

                                        

[2] http://follyakbar.blogspot.co.id/2012/11/ayat-dan-hadits-tentang-komunikasi.html

[3] Drs. M. Fazis, M.Pd & Yasril, M.Pd,manajemen organisasi,Batusangkar:STAIN Batusangkar press,2014,h 79.

[4] Agus sabardi,manajemen pengantar,penerbit&pencetak:unit penerbit dan percetakan akademi manajemen perusahaan kpn,2001, h 142.

[5] Drs. M. Fazis, M.Pd & Yasril, M.Pd,manajemen organisasi,Batusangkar:STAIN Batusangkar press,2014,h  81.                                                                                       

[6] Agus sabardi,manajemen pengantar,penerbit&pencetak:unit penerbit dan percetakan akademi manajemen perusahaan kpn,2001, h 143